„Dobrý den, mluvím s panem Balíkem?“ Odpovědí mi je dlouhé, trapné mlčení. Prostě to začalo jako obrovské faux pas. Zavolala jsem na číslo, které mi dal Gába, náš obchodník, který se stará o klíčové zákazníky. Na tom by nebylo nic tak neobvyklého, kdybych se na druhém konci vehementně nesháněla po panu Balíkovi. Měla jsem s ním naplánovat outdoorový event, vlastně takový teambuilding na začátek září. Termín se blížil, takže jsem měla na spěch. Z mohutné gestikulace kolegy od vedlejšího stolu jsem až v tu chvíli pochopila, že to není Balíkova, ale balíková firma. Naštěstí mám vyřídilku a pan Balík, teda pardon, pan XY, zase smysl pro humor. Tak jsme to zahráli do autu.
Co jsme ale do autu zahrát nemohli, byla naše akce. Připravit dobrý teambulding, je totiž docela věda. Ve svém nejnovějším textu se proto zaměřím na to, jaké ingredience takový event musí mít, aby byl klient nakonec spokojený. Tak jako lidé z firmy Direct Parcel Distribution (DPD).
První věc: dobře zvolený termín (1). Půlka září se ještě často vyznačuje krásným, skoro letním počasím. Přitom už ale není nesnesitelný červencový hic. Event měl být navíc pro bezmála čtyři stovky účastníků, a tak jsme je rozdělili do dvou turnusů, které od sebe dělil týden. 250 a 160 lidí, to už je solidní darda…
Pečlivě vybraná lokalita (2) znamená v případě firmy se sídlem v Praze, že bude na jednu stranu dost daleko od hlavního města, ale účastníci přitom na cestě nestráví půl dne. Vysočina je tak skoro jasná volba. A hotel Medlov zase osvědčená adresa.
Vhodně poskládaný program (3) a motivující název (4) jsou dalšími přísadami úspěšné akce. Pro převážně chlapský kolektiv z DPD jsme připravili soutěžní aktivity s podtitulem „Plnou parou vpřed“. Zdolat se svým týmem krátkou trasu, a přitom s sebou vláčet pneumatiku z traktoru? Divili byste se, kolik radosti taková kratochvíle nadělá. Samozřejmě především v případě, když je akce do detailu organizačně zvládnutá (5). S tím samozřejmě souvisí mnohadenní příprava dávno před startem. A když soutěž, tak motivační odměna pro vítěze. Pohár a soudek piva k tomu fungovaly skvěle.
Ale nejen pohybem byly naplněné dvě soboty na Vysočině. Ještě předtím se všichni sešli v hotelové konferenční místnosti na krátké vnitrofiremní konferenci. Tu firma, jako je Amden či náš partner Softmail, samozřejmě hravě zajistí. Plátno, projekce, ozvučení. Je třeba si odškrtnout další položku ze seznamu každého odpovědného event managera – funkční technické zabezpečení (6). Checked!
Pssst. Teď Vám povím tajemství. Ale nikomu ho neříkejte. Posledním, ale o to důležitějším klíčem k výbornému eventu je catering (7). Dobré pití, spousta jídla, ideálně něco, co mají rádi všichni, doplněné něčím, co jen tak někde neochutnáte. Když k tomu přidáte ještě přiměřenou zábavu (8), kterou v našem případě reprezentovala hudební produkce a třeba náš oblíbený fotokoutek, je dokonalý event kompletní.
A víte, jak to dopadlo s panem XY? Samozřejmě že skvěle. A když vidí na displeji moje číslo, nepředstaví se do telefonu jinak než: „Dobrý den, Kláro, tady Balík…“
Klára Synčáková
